Menyampaikan Laporan Secara Lisan

 

Menyampaikan Laporan Secara Lisan - Laporan adalah suatu cara komunikasi yang berisi informasi sebagai hasil dari sebuah tanggung jawab yang dibebankan kepada pembuatnya, yang berisi fakta-fakta dari hasil penyelidikan suatu masalah sebagai bahan acuan pemikiran, penilaian serta tindakan. Laporan lebih banyak disampaikan dalam bentuk tertulis dan juga bisa disampaikan secara lisan. Laporan berguna untuk:

1.        Alat pertanggungjawaban secara tertulis

2.        Pendokumentasian data

3.        Bahan pertimbangan

4.        Acuan pengambilan keputusan

5.        Alat merumuskan suatu penilaian

6.        Bahan evaluasi

7.        Melatih berpikir sistematis

Baik berbentuk tulisan maupun lisan, kriteria penyampaian laporan yang baik dilihat dari tiga hal berikut.

1.   Isi laporan mencakup kelengkapan fakta, data yang akurat, faktual, dan objektif.

2.   Penyajian mencakup penggunaan bahasa yang baik, jelas dan tepat, sistematik serta menarik.

3.   Penyajian lisan harus disampaikan dengan vokal yang jelas, pengucapan, lafal, intonasi yang tepat dan gaya ekspresif yang sesuai.

Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.

1.    Laporan berbentuk formulir, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.

2.   Laporan berbentuk memorandum, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.

3.    Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.

4.   Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.

5.    Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Dari segi struktur penulisan, laporan terbagi seperti berikut.

1.        Laporan formal, yaitu laporan yang struktur penulisannya lengkap, terdiri atas:

a.   Halaman judul

b.   Halaman pengesahan

c.   Kata pengantar

d.   Daftar isi

e.   Daftar tabel (jika ada)

f.    Daftar grafik (jika ada)

g. Pendahuluan, berisi latar belakang, tujuan, ruang lingkup masalah/objek, pembatasan masalah/objek, dan sebagainya

h.   Bagian isi, berisi uraian pembahasan tentang masalah atau objek yang dilaporkan serta hasil yang dicapai

i.  Kesimpulan dan saran, berisi hal-hal pokok atau intisari dari pembahasan laporan serta penyampaian keinginan pelapor terhadap hal-hal yang berkaitan dengan laporan yang belum atau seharusnya ada.

Laporan formal sangat terikat dengan struktur penulisan. Laporan formal biasanya dibuat untuk keperluan formal seperti dalam ruang lingkup pekerjaan atau pendidikan, dan umumnya bersifat berkala. Contoh laporan formal berkala ialah laporan tentang keadaan dan perkembangan proyek yang sedang dilaksanakan, laporan penelitian ilmiah, dan laporan percobaan.

Laporan informal, yaitu jika laporan tidak memenuhi persyaratan sistematika di atas. Sistematika atau struktur penulisannya lebih sederhana atau memiliki model sistematika sendiri dan tidak bersifat standar. Pembuatannya lebih cenderung memenuhi kebutuhan informasi atau untuk mendapatkan data lapangan. Yang termasuk laporan informal, ialah laporan perjalanan dan laporan kunjungan.

Pola Penyajian Laporan secara Lisan

Baik laporan formal maupun informal disusun dengan menggunakan bahasa yang baku. Laporan yang telah disusun bisa juga disampaikan secara lisan. Bentuk uraian laporan dapat disajikan dengan pola penyajian:

1.        Narasi

Pola penyajian laporan bersifat narasi lebih menekankan uraiansecara kronologis, yaitu berdasarkan rangkaian waktu. Isi laporan bersifat penceritaan atau pemaparan peristiwa tentang objek yang dilaporkan. Sebagaimana sebuah berita, pengungkapan informasinya bermuatan 5 W + I H (what: apa, who: siapa, where: dimana, when: kapan, why: mengapa, dan how: bagaimana).

2.        Deskripsi

Laporan ini lebih terfokus pada penggambaran mengenai lokasi, tempat, dan bentuk fisik serta ciri-ciri objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan deskripsi ialah laporan pengamatan, laporan kunjungan, laporan observasi, dan sebagainya.

3.        Ekspositoris

Pola penyajian laporan bersifat ekspositoris berupa uraian yang berisi langkah-langkah kerja, proses kejadian, atau pemaparan mengenai tahapan-tahapan perkembangan objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan bersifat ekspositoris adalah laporan penelitian, laporan percobaan, laporan pertanggungjawaban uraian pekerjaan yang menggunakan tahapan, dan sebagainya.

Laporan lisan dapat disusun terlebih dahulu secara tertulis kemudian disampaikan secara lisan atau dipresentasikan. Untuk menyampaikan laporan secara lisan, beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan.

1.        Memberi tahu jenis laporan yang akan disampaikan.

2.        Menyampaikan pengantar sekilas tentang latar belakang pembuatan laporan

3.        Menyampaikan proses memperoleh bahan laporan

4.        Memberikan gambaran secara umum tentang sistematika laporan

5.        Menyampaikan isi laporan dengan bahasa yang baik, formal, dan efektif

6.        Memberikan penekanan pada uraian mengenai fakta jika berbentuk laporan naratif dan deskriptif

7.        Memberikan penekanan pada alur proses atau tahapan jika laporan berbentuk ekspositoris